Come aprire un’agenzia di organizzazione eventi e diventare leader di mercato

Vuoi aprire un’agenzia di eventi e non sai che pesci pigliare?

Non preoccuparti, in questa guida ti mostrerò i passi da compiere per buttarsi nell’affascinante mondo dell’organizzazione eventi.

Molti aspiranti imprenditori hanno la passione di organizzare degli eventi, ma purtroppo il solo entusiasmo non è sufficiente perché piuttosto serve un piano d’azione concreto.

Nonostante aprire un’agenzia eventi sembri un’attività facile da avviare, in realtà sono tanti gli aspetti da tenere in considerazione.

Organizzare un evento in maniera professionale infatti non è un gioco da ragazzi.

Non si tratta semplicemente di trovare la giusta location giusta, di chiamare il servizio catering e poco altro, ma anzi ti troverai di fronte un importante mole di doveri come la pianificazione eventuali servizi di trasporto (in navetta o con auto a noleggio), dell’accoglienza ospiti, dell’organizzazione degli arrivi, di provvedere alle prenotazioni di hotel , di curare gli aspetti comunicativi e legali, di curare il rapporto con la stampa, del funzionamento dei servizi, della parte tecnica e in generale la completa supervisione dell’evento nel suo totale.

Ogni passaggio deve essere seguito con cura maniacale senza lasciare nulla al caso.

Ognuno di questi passaggi deve essere organizzato in maniera organizzata e ideato per soddisfare le richieste del cliente che si aspetta che l’evento si svolga senza intoppi o incidenti che possano rovinare l’immagine dell’azienda stessa.

E’ chiaro che servono anni di duro lavoro per costruirsi un’immagine di agenzia di organizzazione eventi solida, come è chiaro che basta un solo errore per rovinare anni di sforzi.

Se decidi di aprire un’agenzia eventi, valuta di avere le seguenti caratteristiche:

• ottime capacità organizzative;
• ottime capacità relazionali;
• capacità di risolvere problemi in maniera rapida;
• originalità e creatività
• competenze legali e fiscali;
• conoscenza della lingua inglese;
• capacità di lavorare sotto stress con scadenze a breve termine;
• carattere diretto per lavorare in squadra;
• capacità di delegare;
• flessibilità;
• tenacia;
• positività.

Pensi di avere le qualità giuste per diventare un bravo organizzatore di eventi?

E allora vediamo come fare.

Cos’è un evento

La parola eventi significa tutto e niente allo stesso tempo.

Cos’è un evento nel termine letterale della parola?

Gli eventi sono sempre esistiti nella storia dell’umanità, dalle manifestazioni sportive, alle riunioni politiche, siamo animali sociali che del raggruppamento e delle cooperazione abbiamo fondato il nostro successo evolutivo.

Un uomo da solo non avrebbe mai potuto costruire una società complessa e variegata, è proprio dai raggruppamenti di persone che siano quello che siamo.

La parola evento deriva dal latino “eventum”, cioè avvenimento straordinario, un qualcosa che viene organizzato in maniera saltuaria, non quotidiana.

La nostra stessa vita è un inesorabile susseguirsi di eventi, dalla nascita al battesimo, per passare alle altre tappe importanti della vita, non facciamo altro che passare da un evento all’altro.

Così come per le persone, l’importanza degli eventi è ormai nota alle aziende che hanno capito quanto sia fondamentale ai fini comunicativi organizzare eventi per farsi conoscere.

Ed è proprio da questa esigenza che puoi iniziare a costruire la tua azienda.

Parti dall’idea imprenditoriale

Aprire un’agenzia di organizzazione di eventi è sicuramente un’attività che può essere creata senza grossi investimenti monetari.

Gran parte del lavoro può essere infatti svolto grazie alla rete internet grazie ad un computer, un telefono, una rete internet, una stampante e un fax.

Non ti servono migliaia di euro di capitali, puoi tranquillamente lavorare aprendo la partita iva da casa e partire con un budget molto basso.

Tuttavia, il bacino di potenziali clienti è troppo vasto per non partire senza un chiaro focus strategico.

Ci sono decine di tipologie di eventi che puoi organizzare, dai matrimoni, alle mostre, senza una precisa idea rischi di perderti nella vastità del mercato.

Il mio consiglio è quello di scegliere solo un ristretto gruppo di eventi e studiare in modo approfondito il mercato di riferimento, dai potenziali clienti alla concorrenza, devi diventare il leader della nicchia di mercato.

Se speri di poter organizzare un seminario, e allo stesso tempo una sagra di paese, sei sulla strada sbagliata. Fatti conoscere per una specialità.

Questa è una lista dei principali eventi:

• matrimoni;
• ricevimenti aziendali;
• congressi;
• feste private,;
• feste aziendali;
• concerti musicali;
• sagre di paese;
• spettacoli teatrali;
• mostre artistiche;
• meeting aziendali;
• convegni;
• seminari scientifici;
• serate di beneficenza;
• manifestazioni sportive;
• premi letterari;
• sfilate di moda;
• eventi culinari.

Cura la tua presenza online e il tuo network di contatti

Una volta stabilito il campo di eventi in cui lavorerai, è ora di creare un brand specifico e un sito internet.

Ho scritto centinaia di articoli sulla creazione di siti e sul brand aziendale, il tutto è sfociato nella guida ITS Idea Traffico Soldi, un manuale completo che ti accompagna nel percorso di creazione di una presenza online.

Penso che sia ormai superfluo aggiungere che senza un sito non si può nemmeno immaginare di aprire un’agenzia di eventi, i clienti vogliono sapere chi si trova di fronte, chi affidare l’organizzazione del proprio evento.

Ricorda, l’abito fa il monaco, creare un sito professionale non è alla portata di tutti, se non hai le competenze, affidati ai professionisti.

Un organizzatore di eventi mantiene un grande numero di contatti contemporaneamente, dalle aziende di catering, alle aziende di trasporti, la tua lista di numeri e persone crescerà in maniera importante.

Se il sito è il tuo biglietto da visita, la tua persona è l’asset del tuo business.

Ti consiglio di iniziare guardandoti intorno per la costruzione della tua rete di contatti, non devi per forza iniziare con l’organizzazione delle prossime Olimpiadi, è sempre utile iniziare con l’organizzazione di piccoli eventi locali dove farsi le ossa.

Punta molto sulla comunicazione e l’educazione al cliente, molte piccole aziende non sanno ancora l’importanza di organizzare un evento, inizia a proporti a loro con i tuoi servizi.

Burocrazia e requisiti

Non servono particolare requisiti per creare un’agenzia di eventi e infatti l’iter è pressochè identico per tante altre attività imprenditoriali e cioè:

• aprire una Partita Iva;
• iscriversi al Registro della Camera di Commercio;
• richiedere la Scia (Segnalazione certificata inizio attività) al Comune;
• iscriversi all’Inps;

Queste sono tutte attività che generalmente vengono affidate ad uno studio commercialista, io stesso delego sempre questi aspetti al commercialista perché preferisco concentrarmi sull’implementazione dell’idea di business piuttosto che perdere tempo dietro alle scartoffie.

Sarà il dottore commercialista a curare la sequenza di atti amministrativi da compiere con le istituzioni.

Aprire un’agenzia eventi: considerazioni finali

Sei pronto per buttarti nella mischia?

Ti saluto con un piccolo segreto, più specializzati saranno i tuoi servizi, più facile e veloce sarà la partenza della tua azienda.

Specializzati su un singolo evento, produci decine di guide informative, video, scrivi ai contatti, ai potenziali clienti, più saranno verticali i tuoi servizi e più veloce sarà la messa in pratica del progetto.

Alcune leggi ferree della vita si rispecchiano sul business: se vuoi fare troppo, rischi di fare poco e male.

Fai una cosa, una sola, ma falla bene.

Con questa massima ti saluto, in bocca al lupo per tutto.

Alessandro