Quali sono le caratteristiche più importanti di cui un software gestionale non può fare a meno per poter essere ritenuto performante ed efficace? L’inclusione di un DMS è senza dubbio una delle peculiarità essenziali: un Document Management System non è altro che un programma che permette di gestire i documenti e che viene utilizzato in modo particolare per la creazione di contenuti, oltre che per semplificare la loro organizzazione. Un DSM di alta qualità è in grado di scansionare i documenti – siano essi digitali o fisici -, di ordinarli, di catalogarli e di trasmetterli. Sarebbe preferibile che il programma abilitasse la scrittura, la distribuzione, la creazione e la revisione dei file, mentre non dovrebbe mancare un sistema di protezione e di sicurezza, così che l’accesso ai file possa essere consentito unicamente a una cerchia ristretta di soggetti. Un Document Management System a livello aziendale può trasmettere in forma digitale qualsiasi tipo di documento, dagli ordini alle fatture, passando per i contratti, così che l’archiviazione risulti ottimizzata.
L’interoperabilità
L’interoperabilità è un’altra dote molto preziosa: essa consiste nella capacità del programma di scambiare servizi e dati tra sistemi differenti senza errori, anche quando i sistemi non sono omogenei. Di conseguenza, sono possibili interazioni tra operatori diversi in tempo reale: ne deriva una condivisione ottimale di procedure, informazioni e documenti in maniera istantanea. Altrettanto importante è la possibilità di sfruttare l’Internet of Things, in modo che oggetti fisici e non digitali possano essere connessi alla Rete. Le operazioni di controllo e di monitoraggio possono essere gestite tramite l’Internet delle Cose più facilmente.
La Business Intelligence
Chi sceglie il software gestionale con Teamsystem può approfittare anche della Business Intelligence, vale a dire un applicativo con cui si possono raccogliere le informazioni che sono contenute all’interno del database aziendale in maniera organizzata: tali dati vengono resi disponibili tramite i diversi dipartimenti aziendali in tempo reale. Ricordando che alcuni gestionali sono utilizzabili anche tramite IoS e Android, la Business Intelligence offre l’opportunità di elaborare i dati, di aggregarli e di analizzarli, così che essi possano essere conservati in maniera più efficiente e risultino più facili da reperire. Nel caso in cui un software faccia riferimento a questa tecnologia, occorre che esso sia web-based, il che vuol dire che deve poter essere usato senza che vi sia bisogno di scaricare altri applicativi. Così, la soluzione è disponibile a prescindere dal device con cui ci si connette, e ne viene garantita l’usabilità ovunque e in qualsiasi momento, sia che si usi Chrome, sia che si usino altri browser come Explorer o Firefox.
I software ERP
Sarebbe meglio, avendone la possibilità, privilegiare i sistemi ERP: con questo acronimo si indica la pianificazione delle risorse aziendali – in inglese, Enterprise Resource Planning – e si fa riferimento ai sistemi di gestione che coinvolgono la contabilità, le vendite e tutti gli altri settori principali di un business. Con software di questo genere, si possono produrre dati non duplicati, pronti per essere condivisi e a disposizione in tempo reale. Gli errori di elaborazione vengono ridotti al minimo, mentre i rapporti con i fornitori e con i clienti risultano semplificati, così come i processi di distribuzione che sono tenuti sempre sotto controllo.
La licenza d’uso
La tipologia di contratto più diffusa è con tutta probabilità la licenza d’uso, con la quale all’utente vengono trasferiti unicamente alcuni diritti patrimoniali del programma: gli acquirenti devono installare il software rispettando le condizioni che sono stabilite dal contratto. Tuttavia in molti casi sarebbe meglio privilegiare una soluzione SaaS, in funzione della quale il programma può e deve essere sviluppato via Internet, dove sarà anche distribuito e utilizzato. La sigla SaaS riassume la filosofia: Software as a Service.
